Thomas Edison, um dos maiores inventores que a humanidade já teve, dizia que a “boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planejamento”. Uma lição que pode muito bem ser aplicada à atividade de planejar o orçamento de pessoal. Para 2019, o desafio do RH é otimizar os recursos destinados ao capital humano, prever diversos cenários e ajudar a empresa a alcançar os melhores resultados.

 

A expectativa das companhias é que o próximo ano seja de muitos investimentos. Segundo a pesquisa “Agenda 2019”, realizada pela Deloitte no Brasil, 47% dos líderes empresariais indicaram a intenção de aumentar o quadro de funcionários de suas respectivas empresas. Nesse cenário, o orçamento de pessoal ganha um papel ainda mais relevante. Afinal, é preciso considerar uma série de variáveis, como espaço físico para comportar esse crescimento, ações de desenvolvimento, pagamentos de benefícios e horas extras, dentre outras.

 

Mas, então, como começar o orçamento de pessoal? Especialistas deixam cinco dicas para evoluir essa prática dentro das organizações:

1 – Definir premissas

 

Para a especialista em gestão de pessoas e Sócia da Elevare Soluções em Gestão, Renata Carvalho, é necessário identificar as premissas que serão usadas na elaboração do orçamento. “Elas devem estar alinhadas diretamente ao planejamento estratégico da empresa”, comenta.

É bom lembrar que essa etapa contempla as variáveis que impactam o resultado. Por isso, é tão essencial que esteja vinculada às outras áreas do negócio. Por exemplo, se no ano seguinte a companhia pretende aumentar seu leque de produtos para o mercado, ela precisa prever quantas horas extras serão demandadas aos colaboradores e, consequentemente, recalcular os demais benefícios.

 

2 – Estabelecer regras de cálculo

 

Como será feito o cálculo do orçamento? Que agrupadores de operações financeiras serão usados? Segundo o Diretor de Produtos da LG lugar de gente, maior empresa de tecnologia para RH do país, Marcello Porto, nessa etapa, as empresas precisam se atentar à manutenção das fórmulas utilizadas no plano de conta e nas regras de cálculos. “Qualquer erro pode colocar as próximas fases em risco. Além disso, a falta de integração com outras bases de dados que alimentam o plano de conta pode dificultar o processo”, explica.

Renata também concorda com ele e vai além: “O ideal é optar por um Orçamento Base Zero (OBZ) e construir o planejamento sem informações anteriores. Caso a companhia opte por utilizar dados históricos, é preciso garantir que essas informações estejam corretas, pois um erro que não foi visto no passado pode gerar problemas sérios de caixa no futuro”, completa e especialista.

 

3 – Revisar o headcount

 

No orçamento de pessoal, o headcount significa calcular a quantidade de colaboradores efetivos, as vagas em aberto e o aumento de quadro. Isso é necessário, porque o custo relacionado à contratação de pessoas carrega outras despesas indiretas vinculadas a essa atividade. Se a empresa contrata mais mão de obra, por exemplo, é necessário ter estação de trabalho, espaço, computador e benefícios a mais.

Por isso, Renata reforça que é necessário revisar o headcount, assim como os salários e benefícios concedidos pela empresa. Outro ponto destacado por ela é a busca de alternativas para evitar as horas extras, como o banco de horas. “Elas continuam sendo as grandes vilãs na folha de pagamento”, destaca.

 

4 – Elaborar vários cenários

 

Quando se fala em planejamento do orçamento de pessoal, nem sempre é possível que ele seja 100% preciso. Entretanto, é fundamental realizar várias simulações, tendo em vista os principais cenários da organização.

Por que essa ação é relevante? Marcello Porto explica que, com ela, a empresa consegue visualizar como as movimentações, desligamentos, reajustes, incorporações salariais, dentre outras ações impactarão o resultado final. “Também é importante lembrar de incluir no orçamento os cargos e centros de custo que não existem hoje, mas que a empresa planeja criar no ano seguinte”, pontua o diretor.

 

5 – Integrar a folha de pagamento

 

Marcello destaca ainda que é imprescindível que os dados da folha de pagamento conversem com a área de orçamento de pessoal. “Dessa forma, a empresa conseguirá fazer simulações, bem como o planejamento e acompanhamento dessa tarefa com informações sólidas e confiáveis, evitando que o trabalho seja feito tendo por base fatos desatualizados ou apenas médias”, comenta.

Ainda sobre a importância dessa integração, Marcos Matheus, Gerente de Remuneração e Benefícios da VLI, cliente da LG lugar de gente desde 2014, conta que a empresa utilizava uma ferramenta desenvolvida internamente. No entanto, segundo o gerente, a solução não apresentava todas as funcionalidades necessárias para executar o processo na organização. “A ferramenta gerava uma demanda operacional muito grande e não apresentava facilidades, como a rapidez na geração dos cálculos e a precisão das informações, uma vez que não era integrada diretamente ao sistema de folha de pagamento”, ressalta ele.

Marcos Matheus ainda complementa falando da importância da automatização do planejamento orçamentário para uma gestão estratégica de pessoas:

 

6 - Importância do orçamento de RH

 

“Após aquisição do sistema de Orçamento de Pessoal da LG, ganhamos muita produtividade e temos mais confiança nos cálculos e projeções realizadas. Além disso, damos a oportunidade de cada área gerenciar o seu próprio orçamento e as tendências dos gastos, de forma automatizada”.

Ele destaca a economia de tempo que foi conquistada com o uso da ferramenta. Anteriormente, o processo de planejamento de orçamento de pessoal da VLI durava cerca de cinco meses. “Com a automação e a utilização da ferramenta da LG lugar de gente, conseguimos restringir esse período para dois meses, uma vez que foi eliminado todo o processo manual de extração e tratamento dos dados da folha de pagamento e importação para a solução antiga”, conclui o gerente.

 

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